Home

Archivace dokumentů

Bezpečnost archivace dokumentů
Bezpečnostní kontejnery
Kontakt
REISSWOLF
likvidace dokumentů a dat, s.r.o.

U Dýhárny 1162
278 01 Kralupy nad Vltavou

Web: www.reisswolf.cz

E-mail: rw@reisswolf.cz

 

Archív dokumentů

Archivace. Činnost, kterou musí vykonávat všechny firmy. Všechny dokumenty, jak papírové, tak elektronické se musí neustále archivovat. Každá společnost musí mít speciální místnost jenom na archivované dokumenty, a že to nebývá malá místnost. Denně podléhá archivaci nespočet dokumentů. Existuje možnost, jak šetřit čas a prostor ve firmě? Jednou z možností je přenechání vaši archivace někomu jinému. Společností, která se zabývá archivací, skartací a dalšími službami, je například společnost REISSWOLF, která zajišťuje kompletní služby pro ukládání dokumentů. Poskytuje optimální dlouhodobé uložení, přepravu, roztřídění a sledování zákonných skartačních lhůt písemností. Vaše dokumenty budou v bezpečí a bude o ně postaráno odborně vyškoleným personálem.
Další možností, jak ušetřit čas, prostor a náklady na provoz archivu, je digitalizace dokumentů. Digitalizace znamená převod papírových dokumentů do digitální podoby. Obvykle pomocí skenerů, ale je možné převést dokumenty i na zvukovou stopu. Dokumenty si můžete převést do požadovaného formátu. Díky digitalizace se sníží vaše výdaje na personál, ušetříte čas a uvolní se prostory, které jste využívali na archivaci papírových dokumentů a můžete je začít aktivně využívat.
Další výhodou digitalizace je zrychlení práce, možnost rychlého sdílení dokumentů v rámci vaší firmy, data si můžete jednoduše zálohovat a tak ochránit data před ztrátou. Důležité je, že se nejedná o dokumenty, ale data, která jsou připravena k případné editaci.
K dlouhodobému uložení těchto dat slouží digitální archiv. Výhodou digitální archivu je, že se papírový dokument po digitalizace v mnoha případech může zničit a tím tak ušetříte místo, práci, energii a další náklady na archivaci dokumentů. Kromě ušetření cenného místa přináší také digitální archiv komfort při vyhledávání a výrazná je také mnohem vyšší rychlost při vyhledávání v archivu, nežli v klasickém archivu.
Chcete-li zefektivnit vaši práci, ušetřit prostory a čas, kontaktujte společnost REISSWOLF ještě dnes.

 

Archivace dokumentů je činnost, která velice blízce souvisí se skartací dokumentů. Ve vaší firmě vám určitě přebývá víc a víc dokumentů. Určitě je nemáte už kam dávat a kde archivovat. Dokumenty se tedy musí skartovat, to je jediný způsob jak je bezpečně zlikvidovat. Více si o skartaci si řekneme přímo v článku věnovanému jí. Zatím zkráceně řečeno, není to tak jednoduché, jak to vypadá. Nejde to dělat tak, jak asi každého napadne, prostě vše nepotřebné hned skartovat.

 

Těch nejdůležitějších dokumentů se totiž týká taková doba, během které se ještě nemůžou skartovat, ale musejí se ještě uchovávat v neporušeném původním stavu. Během této doby se mohou stále využívat a ta doba se může také případně prodloužit. Nelze ale zkrátit. Této době se říká „skartační lhůta“. Skartační lhůta může být dlouhá třeba 10 let, ale jak už jsem říkal, můžeme jí v případě nutnosti prodloužit. Může se totiž stát, že zjistíme, že ten dokument, co byl už uložen do archivu a čekal na skartaci, se najednou stane zase důležitým. V té chvíli budeme rádi, že skartační lhůta existuje.


Každopádně, i kdyby žádná skartační lhůta nebyla a všechny dokumenty byste mohli zlikvidovat, kdykoliv byste chtěli, takže klidně všechny hned, tak se vám stejně bude zaplňovat postupně všechno místo dokumenty, u kterých budete vědět, že je ještě někdy budete potřebovat. U některých si totiž nikdy nemůžete být úplně jistí. Je proto někdy lepší, pro jistotu si jich hodně skladovat. Všechno to má ale jeden velký problém, a tím problémem jsou samozřejmě prostory. Dostatek prostor je dnes problémem asi většiny firem.

 

 

Copyright (c) 2013  REISSWOLF, Developed by 5Q.